Objectifs et indicateurs de performance

 

 

OBJECTIF n° 1 : Recueillir, traiter et conserver à moindre coût et sans altération les données

 Cet objectif vise à mesurer la performance de la DJO en phase de production amont. Les leviers d'action reposent sur les mesures destinées à promouvoir la saisie à la source, parmi lesquelles la politique tarifaire (tarif modulé selon le support de transmission), le développement de partenariats (concentrateurs, préfectures, administrations centrales, etc…) et le recours aux systèmes d’information mis en place par les partenaires institutionnels : WALDEC (Web des Associations Librement DEClarées) et SOLON (Système d’Organisation en Ligne des Opérations Normatives), ce dernier étant l’unique source d’entrée depuis mai 2007 concernant la saisie du Journal Officiel Lois et Décrets.

 

 

INDICATEUR 1.1 : Taux moyen de saisie à la source

	Unité	2006 Réalisation	2007 Réalisation	2008 Prévision PAP 2008	2008 Prévision actualisée	2009 Prévision	2009 Cible
Taux moyen de saisie à la source	%	66,66	73,7	95	80	88	88

 

 Précisions méthodologiques :

· Sources des données : Direction des Journaux officiels.

· Cet indicateur d'efficacité socio-économique est significatif des efforts déployés pour favoriser la prise en charge de données sans ressaisie par la Direction des Journaux officiels (ou la SACI-JO). Le développement de cette modalité est gage de gain de temps et d'économie globale de moyens en évitant des erreurs de saisie par des personnels n’ayant pas nécessairement connaissance de la matière technique qu’il exploitent.

· Mode de calcul : par catégorie de produits, numérateur = nombre total de pages pré-saisies, dénominateur = nombre de pages publiées.

 

Commentaire sur l’évolution de l’indicateur :

Il avait été envisagé d’abandonner cet indicateur en 2009, la cible de 95% semblant susceptible d’être atteinte cette année là. En réalité, le résultat pour 2007 a été inférieur à la prévision initiale de 80% (nombre de pages saisies à la source : 345 782 /nombre de pages publiées = 469 351, soit un pourcentage moyen de 73,7%).

Cet écart s’explique, entre autres éléments,  par le retard de généralisation à toutes les préfectures du système WALDEC (Web des Associations Librement DEClarées) pour la  saisie des publications concernant les associations et,  d’autre part, par celui de la mise en place à la mi-mai 2007 -au lieu de janvier 2007 comme prévu- du système SOLON pour la saisie du JORF (Journal officiel Lois et Décrets). A ces retards non imputables à la DJO s’ajoute un élément qui n’avait pas suffisamment été pris en compte par la DJO dans ses estimations, à savoir le nombre de pages publiées ne faisant pas l’objet d’une saisie stricto sensu (pages blanches et pages reprises) qui représente environ 10% du total des pages publiées.

Pour 2008, la saisie à la source du JORF via SOLON sur une année entière et des progrès concernant la saisie dans WALDEC (Web des Associations Librement DEClarées) font viser un taux réactualisé de 80% de saisie à la source, ce qui équivaut à 90% des pages publiées compte tenu des pages blanches et des reprises.

Une valeur cible de 88% est donc visée par la DJO pour cet indicateur, valeur à atteindre en 2009.

Cet indicateur serait abandonné en 2010.

 

INDICATEUR 1.2 : Pourcentage d’annonces traitées en moins de cinq jours

	Unité	2006 Réalisation	2007 Réalisation	2008 Prévision PAP 2008	2008 Prévision actualisée	2009 Prévision	2011 Cible
Pourcentage d’annonces traitées en moins de cinq jours	%	76	86,6	85,6	87	85	90

 

 L'objectif est de publier les annonces au BOAMP (Bulletin officiel des annonces des marchés publics) dans des délais les plus courts possibles. La qualité des prestations de la DJO constitue un gage de la pérennité de sa présence dans un secteur désormais largement ouvert à la concurrence.

 

Précisions méthodologiques :

Seuls les avis d’appels publics à la concurrence (AAPC) publiés au BOAMP (environ 130.000 annonces par an) sont concernés et non les avis d’attribution du BOAMP ou les avis du BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) ou du BALO (Bulletin des annonces légales obligatoires).

Le choix a été fait de suivre le délai de publication des seules annonces (avis d’appel d’offres) du BOAMP en raison de l’importance de ces avis en termes de réactivité et d'enjeu économique (point de départ de la procédure des marchés publics); la création d’un indicateur unique fusionnant les 200.000 avis du BOAMP (délai réglementaire de 11 jours, 6 jours à partir du 01/09/06), les 1.900.000 avis du BODACC (sans délai réglementaire mais avec une publication de 15 à 25 jours), les 17.000 avis du BALO (publication dans les 2,5 jours mais souvent avec des avis envoyés 10 ou 15 jours à l'avance pour une édition programmée) ou les 120.000 avis du JOAFE (Journal officiel des associations et fondations d’entreprises, délai d'1 mois) n’aurait pas permis d’avoir une information significative.

Le délai examiné est celui entre la date de dépôt de l’annonce par l’annonceur et la date de parution aux Journaux officiels.

 

Commentaire :

Des difficultés en 2006 (obligation réglementaire nouvelle de publier les annonces de marché sous 6 jours au lieu de 11 jours jusqu’en septembre 2006) n’ont pas permis d’atteindre les valeurs initialement espérées. Toutefois, les efforts déployés par la DJO ont permis d’obtenir un bon résultat en 2007 (86,6 %), dépassant l’objectif réactualisé.

En 2009, la mise en place de la nouvelle plate-forme éditoriale (NPPE) pourrait perturber momentanément les délais de publication, d’où une valeur revue un peu à la baisse (85%).

La DJO envisage le suivi  de cet indicateur et son extension éventuelle dans les années à venir à d’autres catégories d’annonces.

 

 

INDICATEUR 1.3 : Coût moyen de traitement de la page pondérée

	Unité	2006 Réalisation	2007 Réalisation	2008 Prévision PAP 2008	2008 Prévision actualisée	2009 Prévision	2010 Cible
Coût de traitement de la page pondérée	euros	83,44	87,12	83,44	85,47	82,91	77,74

 

 Précisions méthodologiques :

Indicateur d’efficience de gestion : il s’agit de mesurer les efforts de productivité de la Direction des Journaux officiels pour contenir et diminuer ses coûts de collecte et de traitement de données.

Cet indicateur s’est substitué à l’indicateur « coût moyen de traitement de la page publiée », suivi de 2004 à 2007. En effet, le ratio coût de traitement/nombre de pages ne permettait pas de rendre compte de la grande diversité des pages traitées. Aussi, la Direction des Journaux officiels a  proposé, à partir de 2008, de pondérer le traitement d’une page d’un coefficient de valeur ajoutée prenant en compte des critères de qualité des prestations et de modernité des techniques, traduisant une réelle amélioration de la performance et prenant en compte l’ensemble de l’activité éditoriale, quel que soit son mode publication (support papier ou support électronique).

 

Au numérateur du nouveau ratio figure, comme pour l’indicateur « coût moyen de traitement de la page publiée », le coût direct de traitement :

- des services éditeurs (y compris les coûts des bases de données) ;

- des services de production pré-presse (informatique prépresse DJO/photocomposition et correction SACI-JO et sous-traitant).

 

Au dénominateur : au nombre de pages traitées se substitue le nombre pondéré de pages, en fonction de critères dont la définition est stabilisée sur 3 ans.

D’une part, le volume a été pondéré par la mesure de la valeur ajoutée de l’équipe éditoriale (équipe « PROEDITEUR », composée de personnels mutualisés de la DJO et de la SACI-JO), mesure tenant compte, au niveau de la production des pages, de divers critères : niveau d’intervention, charge de modernisation, maintien de la productivité et qualité du service.

D’autre part, le décompte du nombre de pages tient compte des pages diffusées par impression et de leur équivalent  pour les informations produites pour être mises en lignes (site Légifrance et site Journal-officiel).

 

Commentaire :  

Une mesure de la valeur ajoutée par les équipes a été réalisée fin 2007, pour relever les coefficients de pondération de chacune des publications. Un suivi statistique est mis en place depuis janvier 2008 : les services éditeurs (pour les pages électroniques) et le bureau de la fabrication (pour les pages papier) effectuent au quotidien la saisie des chiffres de la production éditoriale ; un résultat mensuel, trimestriel et semestriel est ainsi établi puis validé.

 

 

 

OBJECTIF n° 2 : Diffuser les données le plus largement possible en ayant recours aux vecteurs appropriés

 Il s'agit de mesurer la pertinence des supports choisis au travers de leur audience, du degré de satisfaction des clients, en maîtrisant les coûts de diffusion, et également d'offrir l'éventail le plus large de supports aux citoyens, et donc de faciliter ou permettre à tous l'accès à l'information juridique et légale.

S'agissant de la pertinence et de la qualité des outils de diffusion dématérialisée, trois indicateurs sont proposés :

- Indicateur 1 : nombre de visiteurs uniques sur les sites « Legifrance.gouv.fr » et « Journal-officiel.gouv.fr » par euro dépensé.

- Indicateur 2 : satisfaction des visiteurs du site du Journal officiel.

- Indicateur 3 : il a vocation à évaluer l’action de la Direction des Journaux officiels pour mettre à disposition du plus grand nombre de citoyens l’information juridique et légale en continuant à produire des éditions papiers. Bien que la diffusion gratuite par internet concurrence fortement les ventes de publication papier, la DJO inscrit son action dans une démarche de service public en maintenant une diffusion papier.

 

INDICATEUR 2.1 : Nombre de visiteurs uniques sur les sites divisé par le coût de gestion des sites

	Unité	2006 Réalisation	2007 Réalisation	2008 Prévision PAP 2008	2008 Prévision actualisée	2009 Prévision	2010 Cible
Site Legifrance	Nb visiteurs / euro	8,28	5,46	9,81	10,47	19,77	20
Site Journal Officiel	Nb visiteurs / euros	6,67	22,08	6,80	13,29	7,67	5,72

 

 Précisions méthodologiques :

 

Pour le site LEGIFRANCE

Au numérateur : nombre de visiteurs uniques s’étant connectés sur le site. La notion de visiteur unique correspond au nombre de visiteurs s’étant connectés une seule fois sur le site pendant une période de référence. Cette information est liée à l’adresse IP de chaque internaute.

Au dénominateur : coûts complets des sites, extraits de la comptabilité analytique.

Sources des données :

- pour le nombre de visiteurs : données fournies par une entreprise extérieure, titulaire du marché de diffusion et d’hébergement du site LEGIFRANCE qui comptabilise et transmet à la DJO les données collectées à partir du logiciel de statistiques WEB TREND utilisé dans le cadre du marché. Le service responsable de la synthèse des données est celui de la Documentation juridique de la DJO ;

- pour le coût du site : données fournies par la section de comptabilité analytique.

Limites et modalités d’interprétation, commentaire : des possibilités de variabilité de l’adresse IP d’un même internaute existent lors d’une même session ou d’une nouvelle connexion. Une nouvelle version du site LEGIFRANCE est ouverte au public depuis janvier 2008, comportant des modifications substantielles dans la structure et le format des données, les formulaires de requêtes, l’affichage des résultats et la navigation inter-liens. Il est difficile de préjuger du comportement des internautes face à ces changements. Néanmoins, une hausse de ratio et anticipée par rapport à 2008, l’augmentation de l’audience du site devant progresser plus vite que les coûts.

 

Pour le site JOURNAL-OFFICIEL

Au numérateur : nombre de visiteurs uniques s’étant connectés sur le site. La notion de visiteur unique correspond au nombre de visiteurs s’étant connectés une seule fois sur le site pendant une période de référence (la journée dans le cas présent). Cette information est liée à l’adresse IP de chaque internaute. Mode de calcul : cumul à partir de données journalières.

Au dénominateur : coûts complets des sites, extraits de la comptabilité analytique.

Sources des données :

- pour le nombre de visiteurs : données fournies par une entreprise extérieure, qui collecte les données grâce à des marqueurs installés sur des pages cibles du site ; ces données sont consultables sur l’Extranet de cette société ;

- pour le coût du site : données fournies par la section de comptabilité analytique.

Limites et modalités d’interprétation, commentaire :

Pour 2008, le scénario paraît relativement assuré, aucun changement majeur n'intervenant dans l'offre internet de la DJO.

A partir de 2009, compte tenu des modifications profondes envisagées pour l'offre internet de la DJO, l'indicateur est susceptible d'évoluer.

En l'absence d'éléments plus précis, les valeurs indiquées pour 2009 et 2010 tiennent compte d'une augmentation de fréquentation de 10% par an, et d'une augmentation des coûts supérieure due aux développements envisagés dans le cadre de la future refonte du site.

 

 

INDICATEUR 2.2 : Satisfaction des visiteurs des sites

	Unité	2006 Réalisation	2007 Réalisation	2008 Prévision PAP 2008	2008 Prévision actualisée	2009 Prévision	2010 Cible
Site Journal Officiel	%	61	60	62,5	61	62	63

 

 Précisions méthodologiques

Nature précise des données de base : enquête de satisfaction auprès d'un échantillonnage de visiteurs du site.

 

 

 

INDICATEUR 2.3 : Coût de diffusion

	Unité	2006 Réalisation	2007 Réalisation	2008 Prévision PAP 2008	2008 Prévision actualisée	2009 Prévision	2010 Cible
Coût de diffusion	millons d’euros	48,6	47,6	45,2	45,2	44,5	43

 

 Précisions méthodologiques :

L'objectif d'atteindre le public le plus large doit être réalisé au meilleur coût. Cet indicateur (qui inclut les coûts de fabrication) doit permettre de mesurer la productivité de la DJO.

Mode de calcul : ensemble des coûts de fabrication, d’expédition et de distribution pour la période (en euros), incluant les coûts des personnels de la DJO mis à disposition de la Documentation Française.

Source de données : comptabilité analytique.

 

 

 

OBJECTIF n° 3 : Assurer à moindre coût le soutien

 Les indicateurs antérieurs qui ne permettaient pas une véritable analyse ont été abandonnés et remplacés depuis 2008 par deux indicateurs concernant la mesure de l’efficience de la gestion bureautique et de la gestion des ressources humaines, qui correspondent aux souhaits d’amélioration de gestion de la DJO dans deux secteurs clés.

 

 

INDICATEUR 3.1 : Ratio d’efficience bureautique

	Unité	2006 Réalisation	2007 Réalisation	2008 Prévision PAP 2008	2008 Prévision actualisée	2009 Prévision	2010 Cible
Dépenses de bureautique rapportées au nombre de poste de travail	milliers d’euros	0,57	0,3	0,57	0,45	0,45	0,45

 

 

Précisions méthodologiques :

Au numérateur : coût des achats de PC fixes et portables, imprimantes, serveurs et licences bureautiques, maintenance, support (hot-line externe), formation bureautique , coûts de migration à Open-Office ou achats de nouvelles licences MS-Office.

Au dénominateur : nombre total de postes de travail (fixes ou portables) gérés sur le programme 621 par la Division des systèmes d’information (service informatique unique pour la DJO et la DDF).

 

Limites de l’indicateur, commentaire :

Depuis le 1/07/2008, une division des systèmes d’information commune DJO-DDF a été créée. Le périmètre de l’indicateur a été en conséquence élargi.

 

Des limitations liées à la mutualisation croissante des serveurs existent, dont les coûts deviennent partagés. Idem pour la hot-line et la maintenance car les postes de travail bureautiques sont aussi des postes hébergeant les applications de production.

 

La baisse significative de l'indicateur de « 0,57 » à « 0,3 » est liée à l’impossibilité en 2007 pour la DJO d’effectuer des achats d’équipements informatiques dans le cadre de son marché. En effet, les sous-traitants retenus (concurrence de second niveau) ont tous trois décidé dans le courant 2007 de cesser leur activité de distribution dans ce secteur. Un achat exceptionnel de petite quantité a pu être effectué pour maintenir un taux de renouvellement de parc acceptable, et ce afin de garantir notamment le maintien en conditions opérationnelles de l'activité de production.

 

Par ailleurs, l'absence de signature du référentiel général d’interopérabilité (RGI) et de directives claires en matière d'orientations bureautiques a conduit la DJO a surseoir à sa migration vers Open Office, limitant de fait les dépenses techniques attachées au passage de MS-Office à Open-Office, mais réduisant de fait les baisses ultérieures de coûts espérées de cette migration sur le moyen terme.

 

A périmètre constant pour la DJO, on peut donc dire que, sur la base du nouveau marché d'acquisition de micro-ordinateurs et de logiciels, le ratio devrait remonter pour se situer autour de 0,45 dans les trois années à venir.

 

Toutefois, il important de signaler que cette évolution du ratio en 2008 et au-delà est particulière. Elle dépend très étroitement : 

- des besoins en renouvellement du parc issu des services informatiques de la DDF, encore mal connu au stade actuel, la fusion des services informatiques DJO/DDF au 1/7/2008 ne permettant pas de véritable recul ;

- du nouveau périmètre de la future entité commune  DJO/DDF ;

- du contenu du RGI à venir sur le volet bureautique, le passage à Open-Office ayant une incidence notablement différente de celle attachée à une mise à jour vers MS-Office 2007. En effet, s’il s’avérait qu’Open-Office ne soit pas considéré à l’avenir comme une orientation formelle, les dépenses à consacrer à MS-Office 2007 nécessiteraient un quasi doublement du budget licences et donc un accroissement significatif de l’indicateur.

 

 

 

INDICATEUR 3.2 : Efficience de la gestion des ressources humaines

	Unité	2006 Réalisation	2007 Réalisation	2008 Prévision PAP 2008	2008 Prévision actualisée	2009 Prévision	2012 Cible
Efficience de la gestion des ressources humaines	%	3,09	3,19	2,93	3,20	3,09	< 3,09

 

 Précisions méthodologiques :

Effectifs gérants (en ETPT) consacrant la majeure partie de leur temps à la gestion des RH (formation, conditions de travail, pilotage, administration, paye, gestion des pensions et prévoyance), rapportés aux effectifs gérés (effectif physique moyen présent en fin de mois).

Il est à noter que cet indicateur ne rend pas totalement compte de la complexité de gestion des ressources humaines dans le cadre de mesures de modernisation nécessitant un accompagnement particulier des personnels. Il faut également souligner le fait que la DJO gère intégralement ses personnels et leurs carrières : recrutement, avancement, départ en retraites et paye.

 

Evaluation :

Durant les deux premières années des plans de modernisation sociale (2007/2008), l’effectif géré devrait connaître une hausse sensible, par suite de l’accroissement transitoire du recours aux CDD, afin de mener à bien les grands projets en cours, et du « stock » de salariés entrés dans les dispositifs de préretraite (CATS, CFA, CAAPAT) et restant encore à gérer. Celui-ci devrait commencer à décroître après 2009 (fin du dispositif CATS) puis 2010 (fin du dispositif du CFA) jusqu’en 2012. A noter : en 2009, le programme 621 prend en charge la gestion des personnels informaticiens de la DDF, sur ses crédits et dans son plafond d’emplois, ce qui atténue l’effet de la baisse due aux plans de départs anticipés.